Provex

Hoe schrijf je een sollicitatiebrief?

Je sollicitatiebrief en je cv hebben als doel dat je uitgenodigd wordt voor een sollicitatiegesprek. Je brief legt een verbinding tussen jou en de baan. Je onderbouwt je motivatie (waarom wil ik die baan?) en waarom je geschikt bent voor de functie. Je cv is overzichtelijk opgesteld en geeft de selecteur snel antwoord op de vraag: "heeft deze persoon de juiste opleiding, kennis en ervaring voor de functie?

Een selecteur: "Veel brieven en cv's vallen af omdat de lay-out zo rommelig is dat we er gewoon niet doorheen kunnen komen. Andere brieven en cv's vallen af omdat de kandidaat niet helder uit kan leggen wie hij is, wat hij kan en wat hij wil".

Wat is belangrijker, je cv of je brief?

De een zweert erbij dat de sollicitatiebrief een begeleidende brief is bij het cv: "Het gaat om het cv, de brief is meer een vorm van beleefdheid." Anderen geloven dat juist de brief doorslaggevend is in het bepalen of je uitgenodigd wordt voor een gesprek: "Het cv is dan een soort bijlage, waarin elementen uit de sollicitatiebrief netjes op een rijtje worden gezet." Zelfs de boeken over solliciteren verschillen daarover van mening.

In het algemeen kun je stellen: brief en cv zijn allebei belangrijk en hebben een eigen doel.

Je cv vertelt wie je bent en wat je kunt.

Alle relevante werkervaringen, opleidingen, vaardigheden en kwaliteiten moeten in je cv naar voren komen. Daaruit krijgt de selecteur een beeld van je vaardigheden, je werkniveau, je kennis en je werkervaring. In je cv leg je natuurlijk de nadruk op de elementen die voor de functie van belang zijn. Bovendien zorg je ervoor dat je jezelf verkoopt in je cv. Dat doe je door je sterke punten naar voren te brengen en je zwakke punten niet of zo onopvallend mogelijk op te nemen.

De uitdaging is dat kort, bondig en overzichtelijk te doen, een cv mag doorgaans niet meer dan twee pagina´s beslaan. Er zijn verschillende modellen die je kunnen helpen je cv op te stellen.

Je cv is vaak het eerste waarnaar gekeken wordt. Als je cv niet voldoet aan de gestelde eisen, wordt je brief vaak niet eens meer gelezen.

Uit je brief blijkt je persoonlijkheid en je motivatie

Je brief gaat een rol spelen wanneer je door de eerste snelle selectie van de cv's heen bent en potentieel geschikt bent bevonden. In de brief geef je je motivatie voor je sollicitatie weer en geef je een indruk van je persoonlijkheid. Je gaat daarbij zorgvuldig te werk.

De selecteur: "Als ik sollicitatiebrieven lees, zoek ik het antwoord op de vraag waarom mensen juist op déze baan in dít bedrijf solliciteren. Dat hoeft er niet uitgebreid in te staan, maar ik wil in ieder geval een indruk van hebben. Vaak blinken brieven uit door algemeenheden. Men vindt iets leuk, men zoekt een uitdaging. Je kunt snel zien of mensen echt de moeite hebben genomen om te kijken wat wij doen en wat we zoeken. Dan kun je concreet benoemen wat je aanspreekt. Dat scoort."

Wat zet je in je sollicitatiebrief?

1.       Wie ben je?

2.       Wat zijn de eigenschappen en vaardigheden die jou geschikt maken?

3.       Welke ervaring heb je?

4.       Wie ben jij, wat halen ze voor mens en collega in huis?

5.       Je ambities: wat wil je, of welke kansen wil je van het bedrijf krijgen?

6.       Waarom wil je juist naar dat bedrijf? Waarom juist die functie?

Hoe bouw je je brief op?

Een goede manier om je brief op te bouwen is door de brief te schrijven als een verkoopbrief. Je brengt tenslotte een product (jezelf!) aan de man, dat de behoefte van een klant (de selecteur) moet bevredigen.

Verkoopbrieven zijn opgebouwd volgens de AIDA-methode. Die helpt je jezelf in je brief te verkopen:

• Attention: je trekt de aandacht van de selecteur
• Interest: je wekt zijn interesse met jouw unieke eigenschappen
• Desire: je wakkert zijn verlangen naar kennismaking aan
• Action: je zet hem aan tot de gewenste actie: jou uitnodigen voor een gesprek.

Waarmee moet je rekening houden bij het schrijven?

Een goede brief schrijven is lastig. Je moet immers…

• Je kwaliteiten goed overbrengen
• Je motivatie en ambitie helder onder woorden brengen
• De ander overtuigen met je profiel
• De juiste stijl en toon kiezen voor je brief
• Een balans vinden tussen bluffen of eerlijk zijn
• Inspelen op de methodes van de selecteurs

Aan de slag!

De kladfase: kies de juiste elementen

• Een goede brief is kort en bondig, maar bevat toch alle punten die nodig zijn om jezelf voor het voetlicht te brengen. Je hele levensverhaal kun je er niet in kwijt. Je moet dus goed kiezen welke elementen je gebruikt.
• Ga uit van de functie-eisen, zoals de eigenschappen en vaardigheden die ze vragen. De sollicitatiecommissie gebruikt die als checklist om te bepalen of ze jou een geschikte kandidaat vinden. Maak eerst een kladje waarop je alle eisen onder elkaar zet. Lees heel precies en maak een analyse van de vacature. Denk na over je leven (je loopbaan, je opleiding, activiteiten naast je werk etc.) en schrijf steekwoorden op die in je opkomen bij elk van de functie-eisen. 
• Door de steekwoorden te gebruiken voorzie je je brief van feiten. Schrijf niet: 'Ik kan goed leidinggeven', maar schrijf: 'Ik heb met veel plezier leidinggegeven aan een projectteam. Met dit team hebben we een succesvolle implementatie van een administratiesysteem volbracht.' Uit zo'n zin blijkt dat je voldoet aan de functie-eis 'leidinggeven', maar ook dat je enthousiast bent en dat je handelen tot succes heeft geleid. Een goede manier om vereisten te koppelen aan feiten is de STAR-methode te hanteren.
• Denk na over waarom je bij de organisatie denkt te passen, en precies bij die functie waarop je solliciteert. Wil je dit goed kunnen doen, dan is het nodig een beeld te hebben van de organisatie waar je solliciteert. Neem elementen uit het beeld van de organisatie die je aanspreken en bespreek deze kort. Wie solliciteert als trainee bij een grote organisatie kan juist over die grootte opmerken: 'Omdat ik nog aan het begin van mijn carrière sta, lijkt het me zinvol om bij een grote organisatie als de uwe te werken. Op die manier kan ik kennismaken met veel verschillende afdelingen en werkwijzen. Ik hoop daar veel van te kunnen leren.' Natuurlijk is het daarbij handig als je al eerder in dezelfde branche hebt gewerkt of heel specifiek voor een bepaalde branche bent opgeleid. Overigens geldt: hoe specifieker je kunt benoemen wat je aanspreekt, hoe beter het overkomt.
• Stel je eens voor dat je aan de andere kant van de tafel zou zitten. Bedenk aan wat voor soort iemand het bedrijf behoefte heeft, met wat voor soort opleiding, ervaring en kennis. Haak in op dingen die je weet over het bedrijf, bijvoorbeeld recente of toekomstige ontwikkelingen. Bekijk vervolgens hoe jouw vaardigheden en ervaring het bedrijf een voordeel kunnen opleveren en benoem dat expliciet. Zorg dat je brief niet een te hoog ikke-ikke-ikke-gehalte heeft.
• Waarschijnlijk heb je nu al wat losse flarden van een brief. Bepaal een logische volgorde om de punten in te bespreken. Lees de AIDA-formule nog eens na en verplaats je in de rol van een selecteur. Roept je brief hier en daar vraagtekens op? Vul op die plaatsen nog dingen aan, het liefst feiten.

De schrijffase: wees helder en eerlijk

Veel briefschrijvers hebben de neiging overdreven formeel te formuleren, waardoor de brief lastig leest en niet aantrekkelijk is. Let daarom op de volgende punten:

• Een goede brief is kort en bondig. Er staat precies genoeg in om interesse te wekken (de sollicitatiecommissie moet benieuwd naar je worden door je brief).
• De stijl. Een goede sollicitatiebrief moet formeel zijn, maar niet té. Hij moet ook passen bij de stijl van de organisatie waar je solliciteert. Een sollicitatiebrief aan een jong en dynamisch ontwerpbureau kan losser zijn dan een brief aan een chique accountantskantoor. Schrijf heldere, korte zinnen.
• De toon. Je moet jezelf in de markt zetten en je moet zien op te vallen, maar je brief mag niet ergerniswekkend zijn. Vermijd clichés en 'ronkende' formuleringen. Soms heb je als briefschrijver de neiging om 'overdreven' te gaan schrijven. Dat is nergens voor nodig. Hoe helderder, hoe beter. Verloochen jezelf niet, blijf eerlijk en zeg in enkele woorden wat jij leuk, opvallend en spannend aan de baan vindt.
• Wees origineel, betrouwbaar en samenhangend in je sollicitatiebrief. Denk goed na over een creatieve openingszin. De eerste klap is een daalder waard!

 De correctiefase

Stuur een sollicitatiebrief nooit in de gauwigheid weg. Eén typefout en je brief wordt afgedaan als onzorgvuldig en derhalve is de kandidaat niet interessant.

• Controleer je brief aan de hand van de checklist voor een goede sollicitatiebrief.
• Als de brief echt klaar is, print hem dan uit, kijk of er geen vegen op staan en verstuur hem in een voldoende gefrankeerde enveloppe. Soms kun je een brief ook per e-mail versturen. Let dan ook goed op, want in de gauwigheid vergeet je gemakkelijk een attachment. Een tikfout in het begeleidende mailtje is ook zo gemaakt.

Oefenen in het schrijven van een goede brief en cv

• Om te oefenen in het schrijven van een goede sollicitatiebrief en cv kun je ook gebruikmaken van brieven en cv's van anderen. Lees het commentaar erbij. Geef je eigen commentaar en stel vragen bij de brief. Reken maar dat jouw eigen brieven beter worden als je je kritische blik hebt geoefend op de brieven van anderen. Je kunt jezelf namelijk tijdens het schrijven dezelfde vragen stellen als je bij anderen zou doen. 
• Formuleer ook wat je goed vindt aan een bepaalde brief. Leest de brief lekker? Hoe komt dat, hoe heeft diegene dat gedaan? Komt de motivatie goed over? Wat betekent dat voor de brief als geheel?
• Laat ook een anders eens je brief lezen. Vraag commentaar op inhoud, stijl en spelling!

Aanbevolen boeken

• In 100 succesvolle sollicitatiebrieven (Escher, P.  e.a, Siwu, Eindhoven, 2001) zijn, zoals de titel al aangeeft, honderd sollicitatiebrieven opgenomen die allemaal geleid hebben tot een uitnodiging voor een gesprek. Gek genoeg zijn ze bijna geen van alle perfect. Vaak zijn het slechts enkele elementen die ervoor zorgen dat je wordt uitgenodigd. Erg leerzaam voor wie graag wil weten welke elementen dat zijn en daar zijn voordeel mee wil doen.
• Succesvol solliciteren (Wams, B., Siwu Eindhoven, 2001). In hoofdstuk 5 van dit boek worden enkele brieven aan verschillende recruiters voorgelegd. Wat opvalt is dat iedere selecteur zijn eigen smaak heeft: wat de één afgrijselijk vindt, blijkt voor de ander een reden de sollicitant wél uit te nodigen. Deze recruiters gaven allemaal de voorkeur aan zakelijke, niet te originele brieven. Behalve als ze er al dertig hadden gelezen...
• De schrijver van het boek De perfecte kandidaat (Jay, R., Pearson Education, 2004) heeft goed gekeken naar personeelsadvertenties. Termen die daarin worden gebruikt, worden toegelicht en je krijgt tips hoe je dat in je brief kunt verwerken. Omdat het boek vertaald is uit het Engels zijn de termen niet altijd helemaal zoals we ze in Nederland gebruiken. Als je daar doorheen kunt kijken is het een waardevol boekje voor iedere sollicitant.
• Met behulp van het boek Jij bent aan Z (Yolanda Buchel, Uitgeverij Nieuwezijds, 2004) kun je antwoorden vinden op vragen als 'wat wil je' en 'wat kun je'. Het boek helpt je de arbeidsmarkt te verkennen en aan de slag te gaan met het schrijven van een sollicitatiebrief.

Wil je deze tekst printen. Klik dan Hoe schrijf je een goede sollicitatiebrief? aan (pdf-bestand).